Défis MRC de Thérèse-De-Blainville (Ronde 3 - en cours)

Titre du défi proposé

Système-expert avec assistance I.A pour l’analyse qualitative des projets de construction soumis aux règlements d’urbanisme à caractère discrétionnaire

Présentation du contexte

Les municipalités utilisent de plus en plus des règlements à caractère discrétionnaire afin d'évaluer la qualité architecturale, l'intégration au tissu urbain et au paysage, la protection du patrimoine, la densification harmonieuse du territoire et, plus généralement, la qualité des milieux de vie.

Ces règlements à caractère discrétionnaire sont ceux portant sur les plans d’implantation et d’intégration architecturale (PIIA), les dérogations mineures, les plans d’aménagement d’ensemble (PAE), les projets particuliers de construction, de modification ou d’occupation d’un immeuble (PPCMOI), la démolition, les usages conditionnels, le zonage incitatif et les restrictions par certaines contraintes.

Contrairement aux règlements normatifs traditionnels, ces outils reposent sur l'appréciation qualitative de critères multiples dont l'évaluation discrétionnaire est confiée aux comités consultatifs d'urbanisme (CCU). Les recommandations des CCU sont soumises à l’approbation des conseils municipaux.

Bien que la loi reconnaisse le caractère discrétionnaire de ces évaluations, les tribunaux exigent qu'elles demeurent rigoureuses, transparentes, cohérentes et exemptes d'arbitraire.

Dans la pratique, les membres des CCU doivent sélectionner les critères pertinents, les hiérarchiser selon leur importance, apprécier le degré de satisfaction du projet à l'égard de chacun d'eux, concilier des opinions parfois divergentes et formuler une recommandation juridiquement défendable dans des délais relativement courts.

Cette démarche représente un défi important pour plusieurs municipalités et limite parfois l'utilisation de ces outils pourtant essentiels à l'amélioration de la qualité du cadre bâti.

Enjeux et contraintes

- Subjectivité inhérente à l'évaluation qualitative des projets;
- Difficulté d'assurer la cohérence des avis des différents intervenants;
- Nécessité de documenter rigoureusement les décisions;
- Importance de réduire les risques de contestation judiciaire;
- Temps important consacré aux délibérations et à la préparation des recommandations;
- Besoin de transparence dans les processus décisionnels;
- Complexité croissante des projets soumis à l'évaluation qualitative;
- Nécessité de préserver le rôle décisionnel des élus et des instances municipales.

Objectifs de la solution recherchée

La solution idéale consisterait en une plateforme d'aide à la décision fondée sur une méthode multicritère combinant pondération ordinale et pondération cardinale afin de structurer l'évaluation des projets soumis à des règlements à caractère discrétionnaire.

La solution vise à : 

-  Encadrer rigoureusement les différentes étapes de l'évaluation;
-  Guider rigoureusement les membres des CCU dans les différentes étapes de l’évaluation qualitative par une procédure informatisée et complète d’évaluation qualitative assistée par intelligence artificielle;
-   Faciliter la sélection et la hiérarchisation des critères pertinents;
-  Permettre l'évaluation individuelle des projets par plusieurs intervenants;
-  Agréger automatiquement les évaluations individuelles en une évaluation collective;
-  Identifier et formuler les améliorations susceptibles d'être apportées aux projets;
-  Rendre explicites les choix des CCU aux fins d’approbation des résultats par les conseils;
-  Produire une justification transparente et documentée des recommandations formulées;
-  Renforcer la cohérence, la traçabilité et la robustesse juridique des décisions;
-  Réduire les délais associés à l'analyse des projets discrétionnaires;
-  Uniformiser les pratiques administratives;
- Soutenir les objectifs gouvernementaux d'accélération de la construction.

Ce système-expert assisté par IA devrait être adaptable à d'autres procédures décisionnelles municipales nécessitant une évaluation multicritère rigoureuse, comme lorsqu’il s’agit de sélectionner un projet immobilier ou d’infrastructure parmi plusieurs possibilités, ou comparer différentes soumissions, ou évaluer comparativement la performance environnementale de différents projets.

La plateforme devrait permettre aux municipalités de concilier jugement professionnel, transparence décisionnelle et efficacité administrative, tout en maintenant l'entière responsabilité des décisions entre les mains des instances municipales compétentes.

Les municipalités québécoises consacrent actuellement une part importante de leurs ressources professionnelles à l'analyse de conformité réglementaire et à l'évaluation discrétionnaire de projets de toutes sortes. Le système-expert devra augmenter la productivité des équipes municipales, accélérer la prise de décision et sa traçabilité juridique, améliorer les projets et, le cas échéant, l’émission des permis.

Contribution de la ville

- Fournir les règlements d’urbanisme à caractère discrétionnaire et leurs amendements;
- Valider les critères d’évaluation prescrits par les règlements;
- Collaborer à l’intégration de la plateforme aux systèmes informatiques municipaux actuels;
- Expérimenter la plateforme à titre de municipalité-pilote (banc d’essai);
-  Rétroagir activement avec le développeur pour parfaire la plateforme.

Titre du défi proposé

Moderniser le suivi et la reddition de compte du schéma d’aménagement et de développement à l’ère de l’intelligence artificielle, dans le cadre de sa révision 

Présentation du contexte

La MRC de Thérèse-De Blainville, située dans les Laurentides et membre de la Communauté métropolitaine de Montréal (CMM), regroupe sept municipalités. Elle est responsable de l’élaboration, de la mise en œuvre et du suivi de son schéma d’aménagement et de développement (SAD), document structurant qui encadre le développement de son territoire et auquel doivent se conformer les plans et règlements d’urbanisme de ses municipalités locales. Le SAD actuellement en vigueur remonte à 2005 et doit être révisé pour intégrer un cadre gouvernemental profondément renouvelé.

Depuis le 1er décembre 2024, de nouvelles orientations gouvernementales en aménagement du territoire (OGAT) sont en vigueur. Structurées autour de neuf orientations et assorties de six cadres normatifs à intégrer aux SAD, elles s’accompagnent d’un système de monitorage qui oblige les MRC à définir, en collaboration avec le gouvernement, des indicateurs stratégiques et des cibles à inscrire dans leur SAD. À titre de MRC comprise dans une communauté métropolitaine, la MRC de Thérèse-De Blainville est de plus visée par l’OGAT en matière d’habitation, ce qui implique la réalisation d’un diagnostic, l’intégration d’un indicateur stratégique et la production d’un bilan régional pour la période de quatre ans amorcée le 1er janvier 2025. 

Le ministère des Affaires municipales et de l’Habitation (MAMH) soutient le déploiement des OGAT par une série de documents d’accompagnement, de fiches méthodologiques et de guides techniques. Plusieurs sont déjà publiés et de nouveaux s’ajoutent de façon continue. S’y greffent la révision du Plan métropolitain d’aménagement et de développement (PMAD) de la CMM et la multiplication des plans sectoriels touchant la mobilité, l’environnement, le climat et la culture. La MRC doit donc réviser un SAD vieux de près de vingt ans, puis en assurer le suivi et la reddition de compte au regard d’un cadre réglementaire à la fois volumineux, évolutif et dispersé entre de nombreux documents et sources. Cette réalité est partagée par l’ensemble des MRC du Québec, mais la MRC de Thérèse-De Blainville souhaite y répondre d’abord pour son propre territoire, consciente que la démarche pourra par la suite inspirer d’autres MRC.

Enjeux et contraintes

Le suivi du SAD repose aujourd’hui sur des processus largement manuels : collecte d’information auprès des municipalités locales, compilation du suivi des actions, mise en forme de rapports de conformité, échanges avec le MAMH et la CMM, et documentation pour les élus, les comités consultatifs et le public. 

Les principaux enjeux et contraintes sont les suivants : la dispersion de l’information dans de nombreux documents et formats, qui rend la recherche et la vérification de conformité longues et sujettes aux oublis; l’absence de mémoire organisationnelle structurée, qui oblige à « repartir de zéro » à chaque cycle de suivi; le risque d’incohérence entre les multiples plans et la difficulté d’en assurer l’arrimage avec les OGAT et le PMAD; le volume croissant d’exigences à intégrer au fil de la publication des documents du MAMH; et la rareté de l’expertise spécialisée pour absorber cette charge.   

Objectifs de la solution recherchée

La MRC recherche une solution numérique permettant de : 

-  Centraliser et structurer le suivi/révision du SAD et des plans associés dans un environnement unique, collaboratif et accessible aux différents services;
-  Valider de façon continue la cohérence pour une éventuelle conformité du SAD et de ses actions aux OGAT, au PMAD et aux documents du MAMH, et signaler automatiquement les écarts ou les éléments manquants;
-  Aller au-delà du repérage des écarts en proposant des recommandations concrètes et en assistant la rédaction du SAD révisé et des documents de suivi (propositions de formulations, d’indicateurs, de cibles et de pistes d’action), selon une approche « humain dans la boucle » où les professionnels de la MRC gardent en tout temps le contrôle, valident et décident du contenu final;
-  Exploiter l’analyse documentaire automatisée, notamment par des approches d’intelligence artificielle, afin d’extraire, de synthétiser et de réutiliser le savoir contenu dans les documents municipaux et régionaux existants;
-  Générer des tableaux de bord et des rapports de reddition de compte standardisés, prêts à être déposés auprès des élus, du MAMH et de la CMM;
-  Offrir un accès à l’information en langage naturel pour accélérer la recherche et la prise de décision.

La solution devra être sécurisée, conforme à la Loi 25, hébergée au Québec ou au Canada, interopérable avec les outils bureautiques courants, et conçue pour évoluer au rythme de la publication des documents du MAMH. Échéancier visé : la mise en œuvre d’un premier socle fonctionnel sur une période d’environ six mois.  

Contribution de la ville

La MRC s’engage à agir comme site pilote et à contribuer activement à la co-construction de la solution, notamment par : la mise à disposition de son personnel en aménagement du territoire et en géomatique pour cadrer les besoins et valider les livrables; l’accès aux documents pertinents (SAD et documents complémentaires, PMAD, plans sectoriels, rapports de suivi) constituant le corpus de référence; la mobilisation des municipalités locales de son territoire; et la rétroaction continue de ses équipes de planification tout au long du développement. La MRC pourra également faciliter le partage des apprentissages avec d’autres MRC intéressées par une démarche comparable. 

Autres informations pertinentes

Le défi s’inscrit dans la volonté de la MRC de Thérèse-De Blainville de moderniser le suivi de l’élaboration de la révision de son schéma en lien avec les exigences gouvernementales et métropolitaines, mais également les réalités et enjeux du territoire, notamment de ses villes constituantes. De plus, cela permettra, pour l’aménagement de son territoire et de se positionner comme territoire pionnier d’une démarche transférable à d’autres MRC du Québec confrontées aux mêmes obligations. Documents pouvant être joints au dépôt : le SAD en vigueur et ses documents complémentaires, le PMAD révisé, les orientations gouvernementales en aménagement du territoire, ainsi que tout portrait de la charge administrative actuelle liée à la reddition de compte.  

Titre du défi proposé

Automatisation de la prise d’appel non urgent filtré par l’intelligence artificielle (AI)   

Présentation du contexte

La Régie Intermunicipale de Police Thérèse-De Blainville (RIPTB) exploite un centre de répartition 9-1-1 desservant plusieurs municipalités de la MRC de Thérèse-De Blainville.

Le centre gère un volume important d’appels (80 000), dont une proportion significative concerne des demandes administratives (transferts administratif, demandes administrative, plaintes mineures) traitées par des préposés. La RIPTB dessert également des clientèles plurilingues, incluant des communautés autochtones du Grand Nord présentant des défis linguistiques complexes.

Dans ce contexte, la RIPTB souhaite explorer l’intégration d’une solution d’IA conversationnelle sur sa ligne administrative à 10 chiffres (distincte du réseau 9-1-1) afin d’automatiser certains des appels non urgents et d’optimiser les ressources humaines disponibles, ce qui permet maximiser les efforts sur la réponse aux urgences pour les citoyens. 

Enjeux et contraintes

Enjeux opérationnels

- Volume d’appels administratifs occupant un temps disproportionné des préposés (ex. : un préposé prend 15 à 20 minutes pour expliquer comment accéder et remplir un formulaire pour les plaintes de vol sous 5 000 $ via le site internet)
- La difficulté de recrutement et de remplacement des effectifs. Cet aspect demande un encadrement régulier et de la formation continu, pour des tâches faciles et récurrente.
-  Gestion des événements majeurs, ponctuel sans avoir la capacité de répondre aux appels. (Ex : inondation peut avoir jusqu'à 600 appels à l'heure, mais seulement 5 positions de réponse). 

Enjeux linguistiques

- Multilinguisme de la clientèle : français, dialecte québécois, anglais, espagnol, turc, arabe, libanais, autochtone
- Obligation légale de fournir le service 911 aux communautés autochtones malgré des dialectes peu répertoriés (ex. : Inuktitut, communautés du Grand Nord — jusqu’à 5 à 6 langues pour 9 communautés)
- Obligation de la loi sur les centres d’appel d’urgence de faire recours à une compagnie de multilingues pour toute traduction en temps réelle. 

Exigences fonctionnelles

- Trier les appels administratifs entrants automatiquement sur la ligne à 10 chiffres en amont des préposés aux appels
- Gérer de manière autonome les appels simples (plaintes de bruit, tapage, demandes de transfert administratif, prise de messages, demande d'information; ex : règlement municipal, autorisation de stationnement etc.)
- Envoyer un lien web ou SMS au citoyen durant l'appel (ex. : lien vers formulaire de plainte en ligne).
- Rediriger intelligemment les citoyens vers les ressources appropriées (ligne téléphonique, files d’attente spécialisées, préposé humain)
- Détecter les situations d’urgence sur la ligne administrative (changement de ton, mots-clés) et prioriser automatiquement ces appels dans la file d’attente
- Filet de sécurité, en cas de détection de mot clé en lien avec une urgence de redirection par défaut à un préposé, et ce, sans délai exhaustif.
- Documenter toutes les interactions via transcription et enregistrement obligatoires, avec interface interrogeable pour relecture, transfert et suivi
- Le système doit traduire les appels pour faciliter la prise en charge par les préposés et la redirection vers le service approprié
- Permettre l’option de contournement vers un humain (touche zéro) pour les appelants réticents
- Monitorer et envoyer des rapports quotidiens/hebdomadaires
- avec alertes automatiques en cas d’anomalie
- Le système doit assurer une disponibilité continue (24/7) et garantir la redirection automatique des appels vers des préposés en cas de défaillance (mode de contournement).

Critères de performance

- Taux de succès cible dans le traitement des appels (référence : solutions du marché entre 88 % et 94 %)
- La solution doit permettre de configurer des seuils de confiance et de définir le processus à appliquer lorsque le résultat se situe dans une zone d'incertitude. Par exemple, si en dessous d’un seuil X, la validation humaine est nécessaire. 
- Le fournisseur doit obligatoirement détailler les mécanismes de gestion des appels non complétés ou échoués :
- Les types d’échec identifiés (ex. : incompréhension, données insuffisantes, erreur technique, transfert requis)
- Les mécanismes de reprise (ex. : reformulation automatique, relance, escalade vers un humain)
- Les délais et modalités de prise en charge alternative (ex. : transfert en temps réel, rappel différé)
- Les indicateurs de suivi et d’amélioration continue (ex. : taux de reprise, résolution après escalade)
- Les mesures mises en place pour réduire progressivement ce taux d’échec
-  Mécanismes de détection des cas limites avec escalade systématique (tolérance zéro au cours des premières années)

Intégrations requises

- Le système doit être compatible avec le système de téléphonie actuel Mitel
- Le système doit être interopérable avec les systèmes existants et futurs, notamment via des API ouvertes, documentées et sécurisées permettant l’intégration, l’échange de données et l’automatisation des processus
- Connexion API avec les systèmes de cartes d’appel policiers et/ou STA (système de traitement des appels) existants (Emergensys – NGCAD et Intrado - Viper)  pour le transfert de données transcrites, évitant la ressaisie manuelle (un atout)
- Support des SIP trunks ou PIRI actuels (connexion locale sur site obligatoire)

Sécurité et conformité

1. Conformité à la Loi 25 (Québec)

- Le système doit être entièrement conforme à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25).
- Les serveurs hébergeant les données doivent être situés au Canada, conformément aux exigences de la Loi 25.
- Si un hébergement aux États-Unis est envisagé (ex. : infrastructure infonuagique), le fournisseur doit documenter les mesures prises pour atténuer les risques liés au Patriot Act et au Cloud Act, notamment via le chiffrement bout-en-bout et la gestion des clés par l'organisation cliente.

2. Conservation des données et données d'identification personnel
- Le fournisseur doit démontrer sa capacité à appliquer les règles de conservation et de purge des données personnelles selon les délais définis par l'organisation.
- Un mécanisme de purge automatique et configurable doit être disponible (ex. : purge après 7 jours pour les appels non urgents n'ayant pas généré d'intervention policière).
- Le système ne doit collecter que les renseignements personnels strictement nécessaires au traitement de l'appel.
- Toute donnée nominative collectée involontairement (ex. : mention d'un tiers dans la conversation) doit être soumise aux mêmes règles de conservation et de purge que les données collectées intentionnellement.

3. Chiffrement des données

- Les données personnelles collectées lors des interactions doivent être chiffrées au repos dans les bases de données du fournisseur.
- Les communications entre les systèmes (IA, téléphonie, carte d'appel) doivent être chiffrées en transit.
- Le fournisseur doit documenter les mécanismes de chiffrement utilisés.

4. Exigences souhaitables (atouts)

- Certification ISO 27001 et/ou SOC2 Type 2

5. Encadrement de l’intelligence artificielle

Contribution de la ville / de l'organisation

La RIPTB s’engage à contribuer au projet de la façon suivante :

- Accès aux systèmes et infrastructure : mise à disposition des accès techniques nécessaires (téléphonie, cartes d’appel, etc.) pour l’intégration de la solution
- Collaboration opérationnelle : implication des préposés et responsables techniques dans la phase de paramétrage, tests et validation
- Accompagnement à l’intégration : partage des flux d’appels types, des scripts existants et de la documentation des processus internes
- Sensibilisation de la population : déploiement d’un plan de communication citoyenne pour préparer l’adoption de la solution
- Suivi et rétroaction : mise en place d’un mécanisme de suivi des performances avec rétroaction régulière au fournisseur pour l’amélioration continue
- Financement : contribution financière dans le cadre du programme de la MRC Thérèse-De Blainville (50 000 $ à 100 000 $), sous réserve de l’approbation du financement à l’automne 2026

Titre du défi proposé

Optimisation de l’utilisation des espaces pédagogiques, suivi de l’utilisation des ressources pédagogiques et élaboration des horaires des différents programmes d’études offerts par le CLG 

Présentation du contexte

Le Collège Lionel-Groulx est un établissement d’enseignement supérieur offrant une diversité de programmes préuniversitaires, techniques et de formation continue. Le Collège dessert annuellement 7000 étudiants et gère un vaste ensemble d’espaces pédagogiques spécialisés et classes sèches. Le Collège Lionel-Groulx compte aussi 900 employés, dont 700 sont enseignants.

Contexte du défi : L’élaboration des horaires, l’affectation des locaux et l’utilisation des ressources pédagogiques constituent un processus complexe, hautement interrelié et sensible aux variations d’ajustements annuels (inscriptions, disponibilité du personnel, besoins des programmes, contraintes matérielles, etc.). 

Objectif final recherché :

- Assurer une utilisation efficace, équitable et optimale des espaces et ressources pédagogiques. (Espaces et horaire)
- Mettre en place un processus de prévision et de planification capable de s’adapter rapidement à l’évolution des données, aux contraintes changeantes et aux exigences organisationnelles.

Enjeux et contraintes

Croissance :

Nous faisons actuellement face à un enjeu important de gestion de la croissance. Les processus manuels en place ne suffisent plus à soutenir le volume élevé d’activités, et notre forte dépendance à l’expertise humaine nous rend vulnérables. Cette situation augmente le risque d’erreurs et limite notre capacité à optimiser nos façons de faire.

Multiplicité des sources de données : 

Notre environnement informationnel est fragmenté :

- Socrate (inscriptions, cohortes, groupes)
- Banque du Ministère de l’Enseignement supérieur
- COBA (Berger-Levrault) – deux modules indépendants : Pédagogie et Finances
- Outils Microsoft et analytiques (Excel, Power BI, etc.)
- TPHI, logiciel de création d’horaires

Complexité de la gestion de la masse salariale enseignante : 

La gestion de la masse salariale enseignante (ETC) devient de plus en plus complexe, car elle dépend de données variables telles que le nombre d’admissions et d’inscriptions aux cours. Les comportements des étudiants (choix de cours, prolongation du parcours, changement de programme) influencent également de manière significative nos prévisions. 

Une meilleure gestion de cette masse salariale favorise une répartition plus équilibrée des groupes et contribue à maintenir un environnement d’apprentissage optimal. En évitant la surpopulation des classes et en assurant un encadrement pédagogique plus personnalisé, nous renforçons la qualité des interactions et diminuons la charge pesant sur le personnel enseignant. Ces conditions soutiennent l’engagement, favorisent la persévérance et améliorent l’expérience éducative. Par ailleurs, une utilisation plus efficiente des ressources enseignantes permet de stabiliser l’offre de cours, même lorsque les inscriptions fluctuent, ce qui contribue à sécuriser le cheminement académique des étudiants. 

Amélioration de l’expérience étudiante : 

L’amélioration de l’expérience étudiante demeure une priorité. Pour y parvenir, il est essentiel de tenir compte de leurs besoins. La création des horaires, l’affectation des locaux et l’utilisation des ressources pédagogiques ont un impact direct sur leur motivation et leur confort. Des horaires mieux équilibrés, cohérents et adaptés aux parcours individuels réduisent les conflits, la surcharge, les déplacements inutiles et les irritants logistiques. Une gestion optimale des espaces spécialisés et des ressources technopédagogiques garantit également l’accès à des environnements d’apprentissage de qualité.

Contraintes :

Répondre aux normes de cybersécurité et de conformité gouvernementale. Nous sommes dans l’obligation de respecter les exigences liées aux organismes publics, incluant la protection des renseignements personnels (Loi 25) et l’obligation d’hébergement des données sur des serveurs situés au Canada. Nos systèmes existants ne communiquent pas (ou peu) entre eux. Donc beaucoup de données sont existantes dans différents systèmes.

Objectifs de la solution recherchée

Vers une planification intégrée et prédictive :

L’optimisation des processus liés à l’analyse des données du registrariat, du cheminement étudiant, des groupes-cours, des exigences de programme et de la disponibilité du corps enseignant nous permettra de construire des parcours plus fluides, logiques et adaptés. 

Une meilleure adéquation entre l’offre de cours, les lieux d’apprentissage et les contraintes étudiantes aura indéniablement un impact positif sur la réussite. L’intégration d’outils de prévision et de gestion prédictive nous aidera aussi à anticiper les variations d’inscriptions, les besoins de soutien et les zones de pression au sein des programmes. Ainsi, nous pourrons agir plus rapidement et mettre en place des mesures favorisant la réussite étudiante. 

Au final, l’optimisation de l’utilisation des espaces pédagogiques et du processus de création des horaires dépasse la simple amélioration opérationnelle : il s’agit d’une démarche structurante qui place l’étudiant au cœur de la planification institutionnelle. Cette vision contribue à instaurer des conditions d’apprentissage plus stables, équitables et stimulantes — des facteurs clés de la persévérance et de la réussite au Collège Lionel-Groulx. 

1. Automatiser la production des horaires et l’affectation des locaux

2. Centraliser et analyser automatiquement les données provenant de multiples systèmes

3. Mettre en place une solution de prévision dans un objectif d’amélioration continue (gestion prédictive)

Contribution de l'organisme

Accès au schéma des données nécessaires (anonymisées) à la production du rapport (Socrate, COBA, banques ministérielles, statistiques internes, etc.).

Participation aux séances de Q&A de l’équipe interne comprenant le registrariat, la direction des études et le département du développement institutionnel. (Le département TI viendra au besoin seulement)

Participation active à la validation des scénarios, règles d’affaires et tests.

Autres informations pertinentes 

Le projet s’inscrit dans les orientations d’innovation du Collège Lionel-Groulx et dans les objectifs de transformation numérique du réseau collégial.

Le développement d’une telle solution pourrait servir de modèle reproductible pour d’autres cégeps, compte tenu de la similarité de leurs processus et systèmes.

L’initiative s’aligne avec les besoins croissants en optimisation des espaces, en efficacité opérationnelle et en gestion prédictive dans le réseau de l’enseignement supérieur. 

Titre du défi proposé

Optimisation intelligente et automatisée du traitement des demandes d’accès à l’information 

Présentation du contexte

La Ville doit répondre à un volume croissant de demandes d’accès à l’information dans un cadre légal structuré, exigeant rigueur, transparence et rapidité d’exécution.

Actuellement, le traitement de ces demandes mobilise de manière significative plusieurs services municipaux. Les recherches documentaires sont souvent longues, manuelles et distribuées entre différentes équipes, ce qui entraîne :

- une importante consommation de ressources internes;
- des délais de réponse variables;
- des risques de duplication d’efforts;
- une dépendance à la connaissance implicite des employés.

De plus, les documents recherchés sont fréquemment dispersés dans différents systèmes, formats et niveaux de structuration, ce qui complexifie leur repérage et leur analyse.

Dans un contexte où la rapidité, la traçabilité et la conformité sont essentielles, les méthodes actuelles atteignent leurs limites.

Enjeux et contraintes

Les principaux enjeux identifiés sont :

- Des délais de traitement élevés, liés à la recherche et à l’analyse des documents;
- Une fragmentation de l’information, répartie entre plusieurs services et systèmes;
- Une forte mobilisation de ressources humaines pour des tâches répétitives;
- Un manque d’outils intelligents pour structurer, filtrer et analyser l’information;
- Une complexité dans l’application des règles de confidentialité et de caviardage;
- Une traçabilité limitée dans certaines étapes du traitement des demandes.

Ces contraintes freinent la capacité de la Ville à offrir un service rapide, uniforme et optimal aux citoyens.

Objectifs de la solution recherchée

La Ville souhaite mettre en place une solution innovante, basée sur l’intelligence artificielle, visant à transformer en profondeur le traitement des demandes d’accès à l’information.
L’objectif est de passer à un modèle de gestion :

- plus rapide;
- plus automatisé;
- plus fiable;
- et fortement appuyé par les données.

1. Analyse et compréhension automatisée des demandes
La solution pourra permettre de :

- Analyser automatiquement les demandes reçues (courriels, formulaires, etc.);
- Classer et prioriser les demandes selon leur nature, leur complexité et leur urgence;
- Identifier les mots-clés, les thématiques et les types de documents recherchés;
- Générer un plan de recherche structuré et adapté à chaque demande.

2. Recherche intelligente et centralisation de l’information
La solution pourra offrir :

- Une recherche intelligente et transversale dans différentes sources (documents, bases de données, archives, courriels);
- La capacité de repérer rapidement les documents pertinents, y compris dans des contenus non structurés;
- Une centralisation des résultats dans une interface unique et conviviale;
- Une amélioration continue de la pertinence des recherches grâce à l’apprentissage automatique.

3. Assistance à l’analyse et au traitement
La solution pourra inclure :

- Un outil d’aide à la décision assisté par l’intelligence artificielle;
- Des suggestions concernant :
- la pertinence des documents identifiés;
- les exclusions possibles;
- Une détection automatisée des informations sensibles ou confidentielles;
- Une proposition de caviardage automatisé, basée sur des règles légales et contextuelles, à valider par les équipes.

4. Automatisation et optimisation des processus
La solution pourra permettre :

- L’automatisation de certaines étapes du traitement des demandes;
- La réduction des interventions manuelles;
- L’élimination des dédoublements de tâches entre services;
- La mise en place de flux de travail structurés, simples et efficaces;
- Une meilleure coordination entre les équipes impliquées.

5. Suivi, traçabilité et performance
La solution pourra intégrer :

- Un suivi en temps réel de l’état des demandes;
- Une traçabilité complète des étapes de traitement (recherche, analyse, décision);
- Des tableaux de bord permettant :
- de mesurer les délais;
- d’identifier les points de blocage;
- d’améliorer en continu les processus;
- Des outils analytiques pour identifier les tendances et optimiser les pratiques.

Contribution de la ville

Personnel et procédure établis

Titre du défi proposé

Optimisation intelligente des processus d’approvisionnement municipal

Présentation du contexte

La Ville doit gérer ses processus d’approvisionnement dans un cadre réglementaire exigeant, notamment en vertu de la Loi sur l’encadrement des contrats des organismes municipaux (LCOM). Bien que ce cadre assure rigueur et transparence, il entraîne une complexité administrative importante.

Les processus actuels reposent encore largement sur des interventions manuelles, des validations multiples et des échanges fragmentés entre les services municipaux et les fournisseurs. Cette situation limite l’efficacité opérationnelle, allonge les délais de traitement et rend plus difficile l’assurance d’une conformité constante.

Dans un contexte où les municipalités doivent améliorer leur agilité et leur capacité d’adaptation, tout en maintenant des standards élevés de conformité, une transformation des processus d’approvisionnement s’avère nécessaire.

Enjeux et contraintes

Les principaux enjeux identifiés sont :

- Une complexité réglementaire importante nécessitant de nombreuses validations;
- Une multiplication des étapes et des approbations, ralentissant l’octroi des contrats;
- Une collecte d’information fragmentée, souvent réalisée via courriels et documents non structurés;
- Des vérifications manuelles répétitives (conformité légale, admissibilité des fournisseurs, documents obligatoires);
- Un manque de visibilité en temps réel sur les fournisseurs, les dossiers et l’état des processus;
- Une faible capacité d’analyse et d’exploitation des données pour améliorer les décisions.

Ces contraintes limitent la performance globale du processus et augmentent les risques d’erreurs ou de non-conformité.

Objectifs de la solution recherchée

1. Avant l’octroi – Automatisation et intelligence des données
La solution pourra permettre de :

- Automatiser la recherche d’information relative aux fournisseurs (prix, admissibilité, conformité);
- Collecter, valider et structurer automatiquement les données requises (NEQ, CNESST, droit de contracter, documents légaux);
- Préremplir les formulaires obligatoires exigés par la réglementation;
- Détecter automatiquement les éléments manquants ou non conformes dans les dossiers;
- Mettre en place une veille automatisée sur les exigences réglementaires et les fournisseurs;
- Automatiser les processus d’approbation afin de réduire les délais et les interventions manuelles.

2. Pendant l’octroi – Plateforme collaborative et transactionnelle
La solution pourra inclure :

- La génération automatisée de bons de commande numériques;
- Un portail fournisseur sécurisé permettant :
le dépôt structuré des informations et documents;
la validation automatisée des données soumises;
la détection en temps réel des non-conformités;

- Une plateforme centralisée (inspirée des meilleures pratiques du marché) adaptée aux contrats sous les seuils d’appel d’offres afin de :
réduire les échanges par courriel;
uniformiser les processus;
améliorer la transparence;

- La possibilité de mutualiser certaines données ou fonctionnalités avec d’autres organisations publiques afin d’optimiser les processus et favoriser le partage de connaissances.

3. Après l’octroi – Suivi, évaluation et amélioration continue
La solution pourra permettre :

- L’implantation d’un mécanisme structuré d’évaluation des fournisseurs (qualité, délais, conformité);
- Le suivi du nombre et du type de contrats octroyés par fournisseur;
- L’utilisation de l’intelligence artificielle pour :
générer des indicateurs de performance;
produire des tableaux de bord dynamiques;
identifier des opportunités d’amélioration;

- Une meilleure gestion et rotation des fournisseurs, favorisant l’équité et la diversité;
- La production de statistiques avancées pour soutenir la prise de décision.

Contribution de la ville

Personnel et procédure en place

Autres informations pertinentes

Validation des informations sensibles au niveau des données hébergées via l’IA

Titre du défi proposé

Optimisation intelligente du drainage des fossés et des bassins versants à l’aide de l’intelligence artificielle

Présentation du contexte

À Lorraine, le drainage pluvial repose principalement sur un réseau étendu de fossés répartis sur l’ensemble du territoire. L’entretien de ces fossés est en grande partie sous la responsabilité des citoyens, ce qui engendre une variabilité importante dans leur état, leur géométrie et leur capacité réelle d’écoulement.

Les événements météorologiques extrêmes récents, notamment les pluies diluviennes du 9 août 2024 et du 13 juillet 2025, ont mis en évidence les limites du réseau actuel. Ces événements ont provoqué des débordements de bassins de rétention et des inondations significatives, affectant plusieurs propriétés et révélant une méconnaissance opérationnelle de l’état réel du réseau de drainage.

Le territoire présente un contexte hydrologique complexe, où les interactions entre topographie, aménagements privés et infrastructures publiques rendent difficile une compréhension globale et actualisée du comportement des eaux pluviales.

Enjeux et contraintes

Dans un contexte de changements climatiques, les épisodes de pluie intense sont appelés à se multiplier, augmentant les risques d’inondation et la pression sur les infrastructures existantes.

Actuellement, la Ville fait face à plusieurs défis structurants :

- Une absence de données à jour et structurées sur l’état des fossés, des ponceaux et des bassins versants;
- Une difficulté à localiser rapidement les zones à risque ou les points de blocage dans le réseau;
- Des interventions essentiellement réactives, souvent après sinistre;
- Une variabilité importante des pratiques d’entretien par les citoyens, rendant le comportement hydraulique difficile à prévoir;
- Des modifications non documentées du milieu (aménagements, plantations, enrochement) altérant le fonctionnement du réseau.

Dans ce contexte, les méthodes traditionnelles d’inspection et d’analyse montrent leurs limites : elles sont coûteuses, ponctuelles et peu adaptées à une gestion dynamique et prédictive du territoire.

Objectifs de la solution recherchée

La Ville souhaite explorer une solution innovante intégrant des technologies d’intelligence artificielle afin de transformer sa gestion du drainage pluvial vers une approche proactive, prédictive et basée sur les données.

Les objectifs sont les suivants :

-Collecter et structurer des données terrain (relevés de fossés, ponceaux, topographie, obstacles);
- Utiliser l’IA pour analyser automatiquement l’état du réseau et détecter les anomalies (obstructions, affaissements, modifications du profil);
- Développer des modèles permettant de prédire les zones à risque d’inondation en fonction des conditions météorologiques et des caractéristiques du territoire;
- Mettre en place des outils d’aide à la décision pour prioriser les interventions de manière optimale;
- Réduire le recours à des études hydrauliques lourdes en exploitant des algorithmes de simulation et d’estimation rapide;
- Améliorer la résilience globale du territoire grâce à une vision intégrée et évolutive du drainage.

À terme, la solution devrait permettre à la Ville de passer d’une gestion réactive à une gestion intelligente et anticipative des eaux pluviales.

Contribution de la ville

Ressources du service de l’urbanisme et de l’environnement, des travaux publics et des infrastructures, etc.

Titre du défi proposé

Refonte du plan d’urbanisme et des règlements d’urbanisme 

Présentation du contexte

Le plan et les règlements d’urbanisme de la Ville de Lorraine sont entrés en vigueur en 2010. Après plus de quinze années d’application et de modifications successives, la Ville souhaite entreprendre une refonte complète de son cadre de planification et de réglementation afin de l’adapter aux réalités actuelles et aux meilleures pratiques en aménagement du territoire, en urbanisme et en environnement.

Cette démarche vise notamment à intégrer les nouveaux enjeux liés à la densification à l'échelle humaine, à l’adaptation aux changements climatiques, à la mobilité active et durable, à la protection des milieux naturels, à l’accès à une alimentation de proximité et à l’amélioration de la qualité des milieux de vie.

Traditionnellement, une refonte réglementaire nécessite l’intervention d’une firme spécialisée qui accompagne la municipalité dans l’analyse, la révision et la rédaction des documents réglementaires. Toutefois, ces mandats exigent une importante phase d’appropriation des connaissances locales et de la réglementation existante, ce qui mobilise considérablement les ressources municipales.

Dans ce contexte, la Ville souhaite explorer l’utilisation de solutions numériques et d’intelligence artificielle afin d’améliorer l’analyse, la compréhension, la révision et la rédaction des documents d’urbanisme tout en facilitant le transfert des connaissances entre les équipes municipales et les experts externes.

Enjeux et contraintes

Au fil des années, de nombreux amendements ont été apportés aux règlements municipaux. Ces modifications ponctuelles ont parfois entraîné des incohérences dans la structure réglementaire, des redondances, des contradictions entre certaines dispositions ainsi qu’une absence d’uniformité dans le langage utilisé.

L’analyse préliminaire de ces documents représente une charge de travail importante pour les équipes municipales et pour les firmes mandatées. Une grande partie des efforts est actuellement consacrée à la lecture, à la comparaison et à la validation manuelle des différents règlements et documents de planification.

Par ailleurs, la future réglementation devra assurer sa conformité avec plusieurs documents de référence, notamment :

- Le Schéma d’aménagement et de développement (SAD) de la MRC de Thérèse-De Blainville;
- Le Plan métropolitain d’aménagement et de développement (PMAD) de la Communauté métropolitaine de Montréal;
- Les différents plans, politiques et outils de planification municipaux, notamment le Plan directeur du parc intermunicipal de la forêt du Grand Coteau.

La Ville fait également face à un enjeu de transfert et de conservation des connaissances. Les informations relatives aux orientations municipales, aux décisions passées et aux particularités du territoire reposent souvent sur l’expertise des ressources en place, ce qui peut compliquer le travail des partenaires externes et rallonger les délais de réalisation.

Enfin, toute solution proposée devra demeurer un outil d’aide à la décision et respecter les exigences légales et réglementaires applicables au domaine municipal.

Objectifs de la solution recherchée

La Ville recherche une solution innovante permettant de moderniser, d’accélérer et de sécuriser le processus de refonte de son plan d’urbanisme et de ses règlements d’urbanisme.

La solution devra s’appuyer sur les technologies numériques et l’intelligence artificielle afin d’agir comme un véritable copilote réglementaire municipal capable de soutenir les professionnels dans l’analyse, la rédaction et la validation des documents réglementaires.

Plus précisément, la solution devra permettre :

- De réaliser un diagnostic global de la réglementation en vigueur;
- De détecter automatiquement les dispositions redondantes, contradictoires, obsolètes ou difficilement applicables;
- D’identifier les normes qui demeurent pertinentes et qui devraient être conservées;
- De vérifier la cohérence entre les différents règlements municipaux;
- D’analyser la conformité des règlements avec les documents de planification municipaux, régionaux et métropolitains;
- De faciliter le repérage des écarts ou risques de non-conformité;
- D’identifier et de recommander des meilleures pratiques applicables au contexte de la Ville de Lorraine;
- D’assister les professionnels dans la rédaction harmonisée des règlements, grilles de zonage, tableaux normatifs et définitions;
- De soutenir la préparation des documents administratifs associés aux processus réglementaires, notamment les avis publics, résolutions et calendriers d’adoption;
- De générer ou produire des croquis, schémas et illustrations facilitant la compréhension des dispositions réglementaires;
- De structurer et conserver la mémoire réglementaire et les connaissances institutionnelles de la Ville;
- De réduire le temps consacré aux analyses réglementaires et aux travaux de refonte.

Les solutions proposées devront démontrer comment l’intelligence artificielle peut contribuer à améliorer l’efficacité, la cohérence et la qualité du processus réglementaire tout en maintenant la supervision et la validation des professionnels municipaux.

Contribution de la ville

Ressources du service de l’urbanisme et de l’environnement, règlements en vigueur de la Ville, etc.

Autres informations pertinentes

Il est possible de débuter par un thème ou une section de la réglementation en vigueur dans les villes comme le zonage, les nuisances, les nouvelles constructions, rénovation, etc.

Titre du défi proposé

Renommage automatisé de fichiers 

Présentation du contexte

Comme plusieurs organisations publiques ou privées, la Ville de Sainte-Thérèse s’est dotée d’une politique de nommage des documents numériques, laquelle s’inscrit dans une plus vaste stratégie de gestion intégrée des documents (GID). 

À l’aide de règles simples, les objectifs d’une telle politique sont :

- Harmoniser les pratiques
- Garantir l’accessibilité du document
- Éviter les problèmes techniques
- Faciliter les recherches
- Assurer une bonne gestion des documents en vue de leur conservation.

Le nom d’un fichier est pertinent lorsque seule sa lecture est suffisante pour l’identifier sans devoir l’ouvrir.

Une copie de la Politique de nommage de fichiers numériques est jointe aux présentes pour consultation.

Malheureusement, le renommage d’un grand volume de fichiers est un enjeu de taille, puisqu’il représente un travail clérical important. Dans ce contexte, la Ville souhaite explorer l’utilisation de solutions d’intelligence artificielle afin de renommer une masse critique de fichiers, en respectant les règles de la politique.

Enjeux et contraintes

- La solution devra tenir compte du contenu des fichiers et d’autres informations contextuelles pour renommer efficacement un fichier numérique;
- La solution devra pouvoir s’adapter à différentes politiques de nommage de fichiers (ex. différentes villes);
- Certains fichiers sont possiblement des photos ou des PDF sans reconnaissance de caractères;
- La solution devra respecter les normes de sécurité et de protection de la vie privée des organisations publiques;
- Depuis la Loi 25, les organisations publiques doivent également traiter certains types d’information différemment pour la protection des renseignements personnels. L’identification des fichiers comportant ce genre d’information serait une fonctionnalité importante à développer;
- Il arrivera que plusieurs versions d’un même document doivent être gérées;
- Il y aura sans doute plusieurs situations où une décision humaine serait requise, notamment pour choisir certaines abréviations à standardiser;
- Il y aura sans doute quelques situations où le nommage ne sera pas suffisant, mais où un regroupement des fichiers dans un même dossier thématique serait opportun.

Objectifs de la solution recherchée

La Ville recherche une solution innovante permettant de renommer efficacement les fichiers numériques existants :

- En respectant les règles d’une politique de nommage, laquelle peut changer d’une organisation à une autre;
- En tenant compte du contenu du fichier, quitte à modifier en amont les PDF en mode reconnaissance de caractères (OCR) automatiquement;
- En tenant compte du contenu d’une image (photos, fichiers graphiques);
- En tenant compte de l’emplacement du fichier (informations contextuelles potentiellement importantes);
- En tenant compte de sa date de création ou de sa date de modification (consultation des métadonnées d’un fichier);
- Dans le respect des normes de sécurité informatique et de protection des renseignements personnels.

La solution devra permettre des validations ou des orientations humaines afin de garantir un résultat conforme aux besoins des différentes organisations (apprentissage assisté). Parmi les éléments à valider, il y aurait une liste d’abréviations standardisées aux fins du renommage.

La solution devrait permettre une conversion automatique des PDF sans reconnaissance des caractères à des PDF en OCR.

La solution devrait permettre d’identifier tout fichier contenant des documents sensibles aux fins de la protection des données personnelles.

La solution devra permettre d’identifier plusieurs versions d’un même document. Ainsi, elle pourrait permettre des recommandations de doublons à éliminer en cas de documents identiques, de même que le renommage des différentes versions d’un document dans leur ordre de création (ex. V01, V02, VF).

La solution pourrait faire des recommandations pour la création de dossiers adéquatement nommés pour regrouper certains fichiers.

Contribution de la ville

Politique de nommage des fichiers numériques, et ressources humaines (temps) pour orienter le développeur.

Autres informations pertinentes

Politique de nommage des fichiers de la Ville de Sainte-Thérèse.

Titre du défi proposé

Surveillance intelligente en temps réel des réseaux d'égout et gestion proactive des risques de refoulement

Présentation du contexte

La Ville de Sainte-Thérèse exploite un réseau d'égout avec certaines vulnérabilités aux événements extrêmes, notamment certains secteurs desservis par des réseaux unitaires. En période de fortes précipitations ou lors d'événements hydrologiques exceptionnels, le niveau de charge dans ces infrastructures peut augmenter rapidement et entraîner des risques de surcharge, de débordement ou de refoulement d'égout.

Actuellement, la collecte d'informations sur le comportement du réseau demeure limitée et repose principalement sur l'analyse d'événements passés, les plaintes citoyennes ou des inspections ponctuelles. Cette situation réduit la capacité des gestionnaires à intervenir de manière préventive avant qu'un incident ne survienne.

La Ville souhaite explorer le potentiel de solutions technologiques innovantes intégrant des capteurs de niveau d'eau (piézomètres ou technologies équivalentes), des outils de communication de données en temps réel et des capacités avancées d’intelligence artificielle permettant d’analyser, interpréter et anticiper le comportement du réseau d’égout en temps réel.

Une meilleure connaissance du comportement hydraulique du réseau permettrait également de documenter les problématiques observées, d'orienter les investissements futurs et de soutenir l'élaboration de solutions durables adaptées aux réalités du territoire.

Enjeux et contraintes

- La solution devra permettre la collecte fiable de données de hauteur d'eau dans différents types de conduites et d'ouvrages du réseau d'égout (ex. piézomètres intelligents);
- Les équipements devront être compatibles avec un environnement souterrain humide, corrosif et difficilement accessible;
- Les données devront être transmises de façon sécuritaire et fiable malgré les contraintes de connectivité pouvant exister dans certains secteurs;
- La solution devra permettre la visualisation en temps réel de l'état du réseau sur une interface simple et intuitive;
- La solution devra faciliter l'interprétation des données par des utilisateurs ne possédant pas nécessairement une expertise spécialisée en hydraulique;
- La solution devrait être évolutive afin de permettre l'ajout progressif de nouveaux sites de mesure;
- La solution devra respecter les normes applicables en matière de cybersécurité et de protection des données;
- Les alertes devront être suffisamment précises pour limiter les faux positifs et éviter une surcharge d'information pour les gestionnaires;
- Les données recueillies devraient pouvoir être conservées et analysées afin de documenter l'évolution des problématiques dans le temps;
- La solution devrait pouvoir s'intégrer aux systèmes municipaux existants ou permettre l'exportation des données dans des formats standards.

Objectifs de la solution recherchée

La Ville recherche une solution innovante permettant la surveillance en temps réel de secteurs critiques du réseau d'égout municipal.

La solution recherchée devrait notamment permettre :

- La mesure continue du niveau d'eau dans les conduites ou ouvrages ciblés;
- La transmission automatique des données vers une plateforme centralisée;
- La visualisation en temps réel de l'état du réseau à l'aide d'indicateurs simples et facilement interprétables;
- La production d'alertes automatiques lorsqu'un seuil critique ou prédéfini est atteint;
- La transmission de notifications aux gestionnaires responsables du réseau afin de faciliter les interventions préventives;
- L'analyse historique des données recueillies afin d'identifier les secteurs problématiques, les tendances et les événements récurrents;
- La génération de tableaux de bord et de rapports facilitant la prise de décision;
- L'intégration éventuelle d'algorithmes d'intelligence artificielle capables d'anticiper des situations critiques à partir de l'analyse des données historiques et des prévisions météorologiques;
-L'intégration éventuelle d'un mécanisme automatisé permettant de transmettre des alertes préventives aux citoyens susceptibles d'être affectés par un risque de refoulement d'égout;
- La possibilité de géolocaliser les équipements et de représenter les données sur une carte interactive du territoire;
- La conservation et l'exploitation des données afin de soutenir la planification des interventions, les études de capacité du réseau et la priorisation des investissements futurs.
- Prédire les risques de surcharge ou de refoulement avant qu’ils ne surviennent, en combinant données historiques, données en temps réel et prévisions météorologiques;
- Développer des modèles capables d’anticiper l’impact d’épisodes de pluie sur différents secteurs du réseau;

Contribution de la ville

- Accès aux secteurs du réseau ciblés pour la réalisation d'un projet pilote;
- Données cartographiques et plans du réseau d'égout disponibles;
- Données historiques relatives aux événements de surcharge, refoulement ou inondation lorsque disponibles;
- Ressources humaines pour accompagner le développeur dans l'identification des besoins, la validation des résultats et l'évaluation de la solution;
- Expertise des équipes municipales en gestion des infrastructures et en exploitation des réseaux d'assainissement.

Autres informations pertinentes

La Ville privilégie une approche évolutive permettant un projet pilote sur un nombre limité de sites avant un éventuel déploiement à plus grande échelle. Une attention particulière sera accordée aux solutions permettant de transformer les données recueillies en informations opérationnelles utiles pour les gestionnaires et, éventuellement, pour les citoyens exposés à des risques de refoulement d'égout.

Cette solution pourrait également constituer un outil stratégique d'aide à la décision pour la planification des investissements en infrastructures et l'adaptation du réseau aux événements météorologiques extrêmes de plus en plus fréquents.

Titre du défi proposé

Soutien à la conformité des services de garde et de l'application des lois et règlements

Présentation du contexte

Le bureau coordonateur Soleil levant coordonne la garde en milieu familial sur le territoire de Sainte-Anne-des-Plaines, Bois-des-Filion, Rosemère, Lorraine et Boisbriand. Nous détenons un permis de 1052 places. Présentement, plus d’une centaine de service de garde éducatifs en milieu familial sont reconnus par notre bureau.

Le personnel, notamment les agentes de soutien à la conformité, doivent assurer la conformité des services de garde par des visites dans les milieux et doivent soutenir les responsables de services de garde éducatifs (RSGE) dans l’application des lois et règlements du Ministère de la famille par différents moyens. Elles ont aussi plusieurs autres tâches.

Enjeux et contraintes

Notre principal enjeu est le manque de ressources humaines disponibles pour répondre de façon continue aux demandes d’informations factuelles. Cet enjeu a un impact sur la disponibilité du personnel à accomplir toutes les tâches inhérentes à la mission de l’organisation.

Les employés vivent des contraintes reliées au temps et à la disponibilité pour répondre à des interrogations qui n’attendent pas de réponses pratiques mais plutôt théoriques liées à des sujets précis tels que la réglementation et les politiques en vigueur qui régissent les RSGE.

Nous avons des contraintes financières liées aux coupures du Ministère de la famille dans le domaine de la petite enfance dont nous n’avons pas le contrôle, mais conservons tout de même l’obligation de répondre à leurs exigences pour soutenir la qualité des services de garde de notre territoire.

La communication orale et écrite en français est un enjeu significatif dans la compréhension des informations administratives et législatives tenant compte du contexte multiculturel grandissant sur notre territoire. Cet enjeu demande plus de temps à allouer au soutien par l’ensemble du personnel. La compréhension des informations administratives et opérationnelles peut avoir un impact majeur sur la qualité éducative offerte par les RSGE.

Objectifs de la solution recherchée

Par un robot conversationnel qui peut échanger par écrit et à l’oral pour rejoindre le plus grand nombre de RSGE, leur faciliter l’accès de façon continue à l’information factuelle et libérer le personnel de cette tâche administrative afin d’avoir plus de temps et de disponibilité pour soutenir les RSGE de façon plus humaine.

Contribution de l'organisme

Nous pouvons contribuer en temps et fournir les données que l’on souhaite partager avec les RSGE, notamment nos politiques internes, les procédures administratives, les guides, les lois et règlements du MFA.

Autres informations pertinentes

Les lois et règlements sont disponibles sur internet en version française et anglaise et mis à jour régulièrement par le MFA.

Les informations transmises par votre solution doivent être uniquement celles qui seront ciblées par le bureau coordonateur étant donné que les données disponibles sur le web ne sont pas toutes des données fiables qui peuvent être utilisées à l’intérieur de notre cadre réglementé.

Titre du défi proposé

Automatisation I.A de l’analyse de conformité des projets de construction soumis aux règlements d’urbanisme normatifs

Présentation du contexte

Les municipalités doivent traiter un nombre croissant de demandes de permis de construction dans un contexte marqué par une pénurie d’inspecteurs qualifiés, des attentes élevées de la population et la nécessité d'accélérer la réalisation de projets résidentiels, afin d’agrandir l’assiette fiscale et de contribuer à la résorption de la crise du logement abordable par la stimulation de l’offre.

Or, l'analyse de conformité réglementaire constitue aujourd'hui l'une des étapes les plus exigeantes du processus d'autorisation. Les fonctionnaires municipaux doivent interpréter simultanément plusieurs règlements d'urbanisme normatifs, dont le contenu s'est considérablement complexifié au fil des années sous l'effet des nouvelles exigences gouvernementales, environnementales, climatiques, patrimoniales et urbanistiques.

À cette complexité s'ajoutent fréquemment des ambiguïtés rédactionnelles, des chevauchements normatifs, des incohérences et parfois même des contradictions entre différentes dispositions réglementaires. L'analyse demeure largement manuelle et requiert souvent de longues recherches, des validations croisées et, dans certains cas, le recours à des experts externes.

Cette réalité contribue à allonger les délais de traitement, à mobiliser une part importante des ressources professionnelles municipales et à ralentir la réalisation de projets de construction pourtant nécessaires au développement des collectivités.

Enjeux et contraintes

- Complexification constante des règlements municipaux et gouvernementaux;
- Difficulté de recrutement et de rétention des inspecteurs qualifiés en urbanisme;
- Pression croissante des citoyens sur les élus pour accélérer la délivrance des permis;
- Risques d'erreurs ou d'interprétations divergentes;
- Multiplication des normes à vérifier pour chaque demande;
- Charge administrative importante associée aux vérifications réglementaires;
- Nécessité d'assurer l'uniformité, la cohérence et la traçabilité des décisions administratives;
- Besoin de préserver l'expertise organisationnelle malgré le roulement du personnel.

Objectifs de la solution recherchée

La solution idéale consisterait en une plateforme d'intelligence artificielle dédiée à l'analyse réglementaire des demandes de permis de construction, de lotissement et de certificats d’autorisation lorsque les projets visés sont soumis à des règlements d’urbanisme normatifs, comme les règlements de zonage, de construction et de lotissement.

La solution viserait à :

- Structurer les règlements d’urbanisme sous la forme d’un système d’information logique et intelligible par une intelligence artificielle dédiée;
- Exploiter les règlements en automatisant par IA les vérifications réglementaires actuellement réalisées manuellement;
- Identifier rapidement les dispositions applicables à chaque projet;
- Détecter les non-conformités réglementaires et les éléments nécessitant des correctifs;
- Produire des rapports explicatifs documentant les résultats de l'analyse et sa traçabilité juridique;
- Réduire très significativement les délais de traitement et de délivrance des permis;
- Augmenter la productivité du travail en réduisant le temps consacré aux tâches répétitives de vérification;
- Permettre aux professionnels municipaux de consacrer davantage de temps à l'accompagnement des citoyens et à l'analyse des dossiers complexes;
- Uniformiser les pratiques administratives;
- Soutenir les objectifs gouvernementaux d'accélération de la construction résidentielle.

Contribution de la ville

- Fournir les règlements d’urbanisme normatifs et leurs amendements;
- Valider la restructuration des règlements aux fins d’intelligibilité par l’IA dédiée;
- Collaborer à l’intégration de la plateforme aux systèmes informatiques municipaux actuels;
- Expérimenter la plateforme d’analyse IA à titre de municipalité-pilote (banc d’essai);
- Rétroagir activement avec le développeur pour parfaire la plateforme IA;

Titre du défi proposé

Mise en place d’une solution sécurisée d’échange de documents et de données avec les citoyens

Présentation du contexte

La Ville échange de plus en plus de documents et de renseignements avec les citoyens dans le cadre de la prestation de ses services. Plusieurs de ces échanges concernent des informations sensibles ou confidentielles, ce qui augmente les attentes en matière de sécurité, de confidentialité et de traçabilité. Les services municipaux, tout comme les citoyens, demandent maintenant des processus et des systèmes d’information plus sécurisés, plus modernes et mieux adaptés à ce type de communication. De plus, les organismes publics ont l’obligation de protéger les renseignements personnels qu’ils détiennent et d’en contrôler la circulation.

Dans ce contexte, les moyens traditionnels d’échange, comme le courriel standard ou l’envoi de documents non protégés, ne répondent plus toujours adéquatement aux besoins actuels. La mise en place d’une solution sécurisée permettrait de mieux encadrer la transmission de documents aux citoyens, de réduire les risques d’erreur, d’accès non autorisé ou de divulgation involontaire, et d’offrir une meilleure expérience de service. Elle permettrait également d’assurer une gestion plus uniforme et professionnelle des échanges impliquant des renseignements sensibles. Cette orientation est cohérente avec le fait que les documents détenus par un organisme public, peu importe leur forme, doivent être gérés dans un cadre conforme aux obligations légales applicables.

Ce projet s’inscrit aussi dans les obligations de conformité découlant de la Loi 25, qui a renforcé au Québec les exigences applicables en matière de protection des renseignements personnels pour les organismes publics. Parmi les changements importants, on retrouve un encadrement plus rigoureux de la circulation des renseignements personnels, ainsi que des attentes accrues en matière de gouvernance, d’évaluation des risques et de protection des renseignements dans les systèmes d’information. La Commission d’accès à l’information met d’ailleurs à la disposition des organismes publics des guides sur la protection des renseignements personnels dans le développement des systèmes d’information, ce qui confirme que cette dimension doit être intégrée dès la conception des solutions.

En résumé, ce projet vise à doter la Ville d’un mécanisme sécurisé, conforme et adapté à la réalité actuelle pour l’émission de documents aux citoyens et le partage de données sensibles ou confidentielles. Il permettra de mieux protéger les renseignements personnels, de répondre aux attentes croissantes des services et des citoyens, et de soutenir la conformité de l’organisation à ses obligations légales et de gouvernance.

Enjeux et contraintes

En l’absence d’une solution sécurisée pour transmettre des documents et partager des données sensibles avec les citoyens, la Ville doit composer avec plusieurs enjeux :

- Risques accrus d’incidents de confidentialité, d’erreurs de transmission ou d’accès non autorisé;
- Pratiques variables d’un service à l’autre et absence d’un cadre uniforme;
- Difficulté à assurer la traçabilité, le suivi et la démonstration de conformité;
- Charge administrative supplémentaire pour les équipes;
- Freins à la modernisation des services numériques offerts aux citoyens;
- Pression croissante de conformité liée à la Loi 25 et aux obligations de gouvernance et d’EFVP applicables aux organismes publics.

Objectifs de la solution recherchée

La Ville souhaite se doter d’une solution intégrée, sécurisée et basée sur l’intelligence artificielle, couvrant l’ensemble du cycle d’échange de documents et de données avec les citoyens.

Les principaux objectifs de la solution recherchée sont les suivants :

- Identifier automatiquement la présence de renseignements personnels ou sensibles dans les documents;
- Classifier les documents selon leur niveau de sensibilité;
- Appliquer automatiquement des mesures de protection adaptées;
- Soutenir les utilisateurs dans l’application des bonnes pratiques.
- Permettre l’émission sécurisée de documents aux citoyens
- Permettre le partage sécurisé de renseignements sensibles ou confidentiels
- Réduire les risques liés aux erreurs de transmission, aux accès non autorisés et aux incidents de confidentialité
- Assurer la traçabilité et le suivi des échanges effectués
- Uniformiser les pratiques entre les différents services municipaux
- Offrir aux citoyens un moyen simple, moderne et sécuritaire de recevoir ou transmettre certains documents
- Soutenir la modernisation et la transformation numérique des services municipaux
- Répondre aux exigences de conformité, notamment en matière de protection des renseignements personnels et de Loi 25

Contribution de la ville

La Ville est prête à contribuer notamment de la façon suivante :

- Identifier les processus actuels nécessitant l’échange d’information ou de documents avec les citoyens
- Documenter les besoins des différents services municipaux concernés
- Intégrer ces besoins aux nouveaux processus en développement ou à réviser
- Coordonner les échanges et les validations avec les services municipaux
- Participer à la définition des cas d’usage, des priorités et des règles de gestion
- Collaborer aux travaux d’analyse, d’implantation et d’arrimage avec les pratiques internes

Autres informations pertinentes

Nous avons constaté que deux projets similaires ont déjà été réalisés et se trouvent dans le catalogue de la bibliothèque de projets d’IVÉO :

- Émission sécurisée de documents pour les citoyens
- Partage sécurisé de données sensibles ou confidentielles