Défis MRC Thérèse-De-Blainville (fermés)

Titre du défi proposé

Détection des eaux parasites dans le réseau sanitaire

Présentation de la ville et contexte du défi

Certaines villes de la MRC sont aux prises avec un problème majeur de branchement croisés illégaux, d’infiltration d’eau de la nappe phréatique, d’eau de fonte et d’eau de pluie. Cette situation provoque l’augmentation significative du volume d’eau propre à traiter, limitant grandement le potentiel de croissance démographique du territoire.

Enjeux et contraintes

Considérant l’ampleur du problème, certaines villes se trouvent dans l’obligation de visiter systématiquement chacune des résidences du territoire. Ceci représente une tâche colossale qui est à répéter systématiquement afin de confirmer que les citoyens ne reconnectent pas illégalement leurs installations à la suite du passage d’un inspecteur. De plus, l’analyse des conduites d’égout sanitaire par caméra demande énormément de temps de travail. 

Objectifs de la solution recherchée 

La démarche devrait permettre de vérifier le potentiel d’une solution basé sur l’intelligence artificielle comme aide à l’analyse des conduites d’égout sanitaire et au diagnostic des raccordements illégaux au réseau sanitaire le plus rapidement et efficacement possible. 

•    Définir la méthode utilisée pour récolter les données afin de déceler les problématiques de branchement illégal et d’infiltration. (Captation par caméra, débit d’eau par secteur, utilisation des données disponible de la Ville, ect…)

•    Utilisation des données à des fins de diagnostic permettant d’agir directement sur les branchements illégaux et les infiltrations par secteur ou par résidence. 

Contribution de la ville

Les villes disposent de nombreuses données et d’équipes d’experts en termes d’inspection de plomberie. Évidemment, il sera possible de fournir toute l’information en termes de carte des réseaux, des listes de commerces, de l’usage des bâtiments sur le territoire, des lectures de compteurs d’eau résidentiels, plan d’intervention, plan directeur du réseau d’égout sanitaire, etc. La contribution de temps nécessaire sera accordée afin de trouver une solution viable à cette problématique.

Titre du défi proposé

Gestion énergétique intelligente des bâtiments

Présentation du contexte

Vue la multitude de systèmes répartie dans l’ensemble des bâtiments des villes de la MRC, il y aurait besoin de centraliser et automatiser la collecte, la gestion et l’analyse de ces données par ville pour permettre une simplification de gestion et d’apporter les correctifs nécessaires, à court, moyen et long terme, pour une optimisation de l’efficacité énergétique et le confort des usagers.

Enjeux et contraintes

Enjeux

•    Le manque de temps/ressources est amplifié par la multitude de plateformes pour le contrôle des divers systèmes aux bâtiments

•    Il est nécessaire d’optimiser nos bâtiments pour en réduire le cout d’exploitation 

Contraintes

•    Plusieurs sites

•    Plusieurs plateformes

•    Protocole de communication pouvant être différent d’une plateforme à l’autre

•    Manque de collecte pour certains systèmes

Objectifs de la solution recherchée

Objectifs prioritaires

•    Diminuer la consommation d’énergie et optimiser les systèmes en place

•    Améliorer le confort des usagers

Fonctionnalités

•    Plateforme simple et centralisée pour la gestion et l’analyse

•    Collecte centralisée des données reliées à la consommation énergétique des bâtiments, incluant l’éclairage, la ventilation et tout autre équipement énergivore

•    Analyse en temps réel des données

•    Automatisation selon le comportement des usagers, des conditions météo ou horaire

Contribution de la ville

Ressources humaines

•    Personnel responsable de la gestion des bâtiments

Données disponibles

•    L’accès aux diverses plateformes utilisées

Titre du défi proposé

Gestion intelligente des matières résiduelles (GIMR)

Contexte 

La MRC accorde une grande importance à l’environnement et désire adopter de nouvelles tendances en matière de gestion des matières résiduelles. Le défi englobe plusieurs volets tant au niveau d’améliorer les échanges avec nos citoyens en améliorant le service et le suivi, d’assurer le bien-être psychologique des employés, d’améliorer notre efficience au niveau des différentes collectes sur le territoire, d’avoir une meilleure reddition de comptes à la suite des services, d’augmenter la satisfaction des citoyens et de se préparer pour répondre au défi relié à l’enfouissement des déchets.    

Enjeux et contraintes 

L’enjeu est de rendre disponible un outil visuel en temps réel pour les citoyens afin d’éviter toute contestation en lien avec le passage des équipements pour les différentes collectes. Les contraintes seront principalement au niveau des entrepreneurs qui devront participer au projet avec les villes de la MRC, car l’aide des chauffeurs sera précieuse afin de s’assurer de la qualité du visuel de la carte. De prime abord, ceux-ci seront favorable à ce type de démarche car ils doivent aussi conjuguer avec les requêtes et les plaintes des citoyens.  

Objectifs de la solution recherchée 

Fonctionnalités : 

•    La solution devra permettre d’enregistrer le nombre de levées autorisées par adresse au fur et à mesure des collectes.

•    La solution proposée devra pouvoir mettre à jour l’information en temps réel et ainsi potentiellement d’adapter le trajet des chauffeurs en cas de besoin. 

•    La solution devra permettre de réaliser le pesage des bacs directement lors de la collecte, permettant ainsi aux villes d’envisager s’en aller vers la tarification au poids à l’avenir. (la prise de poids pourrait se faire directement via la pince du camion, évitant ainsi les nombreux capteurs dans les bacs.

Contribution de la ville 

•    Ressources humaines pour fournir l’information tirée de JMap permettant d’avoir une cartographie qui isole chacun des terrains de la Ville

•    Comité interne pour voir les subtilités de chacune de nos collectes. 

Autres informations pertinentes

Nous croyons que les efforts doivent être mis de l’avant en premier pour la portion de collecte des déchets. De plus, avec la force de l’IA, nous croyons que celle-ci pourrait prendre en charge l’ensemble des demandes par reconnaissance des objets via un appareil installé sur les équipements de collecte sans perturber le travail du chauffeur. 

Titre du défi proposé

Caractérisation et diagnostic du réseau des fossés et des ponceaux sur le territoire

Présentation du contexte

Plusieurs villes de la MRC sont constituées de fossés sur leur territoire. C’est plusieurs dizaines de km de fossé qui doivent être régulièrement inspectés afin de garantir la pente continue nécessaire au bon fonctionnement du réseau de drainage. De plus, les villes doivent garantir que la végétation ou la dégradation du temps n’encombre pas les nombreux ponceaux qui parfois se retrouvent ensevelis. 

Enjeux et contraintes

Au fil des ans, certains fossés ont été modifiés par des travaux non-conformes ou par la sédimentation naturelle, engendrant ainsi des problèmes d’écoulement des eaux. Lorsque les municipalités reçoivent des plaintes concernant le mauvais écoulement d’eau pluviale, elles ne disposent d’aucun plan directeur pour la guider dans ses interventions. Ainsi, elle doit agir au cas par cas, souvent sans connaître les niveaux de référence que devraient avoir les fossés et les ponceaux (radiers) de son réseau pour assurer un drainage urbain adéquat. 

En termes de contraintes, il est important de prendre en considération : 

1-    Les données disponibles se limitent à des plans tels que construits (TQC), dans des formats variables (papier, CAD) et datant souvent de nombreuses années;

2-    Aucun plan directeur n’a jamais été produit sur le territoire de la Ville, de telle sorte que les bassins de drainage sont mal connus et que les niveaux de référence dans les plans TQC ne tiennent pas nécessairement compte des bassins de drainage dans leur conception; 

3-    Plusieurs parties du réseau de fossés et des ponceaux sont ensevelis sous des matières végétales et le sol. 

4-    La pente naturelle du réseau pluvial est d’à peine 1% sur le territoire.

Objectifs de la solution recherchée 

Les villes cherchent à mieux connaître leurs réseaux pluviaux afin de faire des interventions de reprofilage plus efficaces, mieux documentées et mieux planifiées. Elles souhaitent se doter de plans directeurs de manière rapide et efficace qui permettrait :  

1-    De dresser un portrait de leurs réseaux pluviaux, notamment : 

a)    Mesurer les niveaux actuels ainsi que les pentes des fossés et des ponceaux sur son territoire; 

b)    Mesurer le diamètre des ponceaux existants; 

c)    Délimiter les différents bassins de drainage du réseau pluvial;

d)    Établir la capacité hydraulique des fossés et des ponceaux; 

2-    D’établir des niveaux de référence dans l’ensemble des fossés et des ponceaux de leurs territoires afin d’assurer un écoulement fonctionnel par bassin de drainage selon différents scénarios, notamment;

a)    L’optimisation du réseau pluvial par reprofilage uniquement, sans remplacer ou déplacer les ponceaux existants;

b)    L’optimisation du réseau pluvial en ajustant l’ensemble des fossés (reprofilage) et des ponceaux existants (objectif optionnel);

3-    De prioriser leurs interventions de reprofilage annuelles;

4-    De prévoir des travaux de mise à niveau du réseau en tenant compte du contexte de changements climatiques et des besoins en capacité hydraulique (objectif optionnel). 

Contribution de la ville

Ressources humaines nécessaires et cartes des villes et du réseau existant. 

Titre du défi proposé

Classification automatique de l’utilisation du territoire 

Présentation de la ville et contexte du défi

Tous les 5 ans, les municipalités doivent soumettre un rapport au ministère des Ressources naturel et de la faune sur l’état de l’étalement. Que l’on parle d’inventaire de la foresterie Urbaine, des aires de culture, de forêts, de milieux humide et urbain, l’inventaire du territoire d’une ville est nécessaire afin de bien monitorer l’évolution de son utilisation. La quantité d’information est d’une grande importance pour les Villes et nécessite beaucoup de temps afin d’acquérir et d’analyser les données. 

Enjeux et contraintes

•    Enjeux : Adaptation aux changements climatiques, surveillance environnementale, engagement citoyen, gestion des ressources.

•    Contraintes : Budget limité, nécessité d'une solution évolutive, respect de la confidentialité des citoyens, facilité d'intégration avec les infrastructures existantes, sécurité de la solution proposée.

Objectifs de la solution recherchée

La démarche devrait permettre d’accélérer l’acquisition et le traitement des informations concernant la classification de l’utilisation du territoire. 

•    Définir et détailler clairement le processus d’acquisition de donnée, ou l’utilisation de donnée existante (captation d’image, lidar, etc.) nécessaire pour le projet. 

•    Utilisation de l’IA afin d’accélérer et faciliter le traitement des données de classification du territoire. 

La classification et les données doivent être reportées dans un document standard utilisé par les Villes (SIG /GIS). 

En considération des besoins de collectes de donnés, le projet devra s’élaborer durant les mois estivaux. 

Contribution de la ville  

Des rencontres de suivi seront organisées avec les équipes des villes concernées par le projet

Titre du défi proposé

Reconnaissance automatique des matières à l’écocentre

Présentation de la ville et contexte du défi

Les villes de la MRC souhaitent moderniser et améliorer l'efficacité de leurs écocentres en développant un outil intelligent capable de détecter et de reconnaître automatiquement les matières apportées par les citoyens. Cet outil doit aider les préposés à diriger les utilisateurs vers le bon endroit pour se débarrasser de leurs déchets de manière appropriée.

Enjeux et contraintes

•    Précision de reconnaissance : L'outil doit être capable de reconnaître avec une grande précision une vaste gamme de matériaux (plastique, verre, métaux, déchets électroniques, etc.).

•    Variété des matériaux : Capacité à identifier des matériaux mixtes et des objets complexes.

•    Interface utilisateur : L'outil doit être facile à utiliser pour les préposés et les citoyens.

•    Conditions environnementales : L'outil doit fonctionner efficacement dans diverses conditions environnementales (lumière, météo, etc.).

Objectifs de la solution recherchée

Fonctionnalités de la solution

•    Reconnaissance automatique : Utilisation de caméras et de capteurs pour identifier les matériaux apportés.

•    Interface de guidage : Fournir des instructions claires aux citoyens et aux préposés sur l’endroit où disposer chaque type de déchet.

•    Base de données : Maintenir une base de données à jour des matériaux et des consignes de tri.

•    Feedback en temps réel : Capacité de donner des conseils en temps réel pour améliorer l'efficacité du tri.

Objectifs prioritaires

•    Précision et rapidité : Assurer une reconnaissance précise et rapide des matériaux.

•    Intégration avec l'écocentre : Adapter l'outil aux procédures et infrastructures existantes de l'écocentre.

Objectifs importants 

•    Amélioration continue : Utiliser l'apprentissage automatique pour améliorer la précision au fil du temps.

Contribution de la ville 

À déterminer selon les besoins de l'entreprise

Titre du défi proposé

Détection de la présence de contaminant du type nano plastique dans les eaux usées et potable

Présentation du contexte

Les villes de la MRC s'engagent activement à résoudre la problématique de la contamination par les nano plastiques dans ses ressources en eau. Afin de garantir la pureté de ses eaux usées et potables, la municipalité explore des solutions technologiques avancées pour la détection précise de ces contaminants.

Enjeux et contraintes

Les initiatives proposées devront viser à utiliser des techniques de pointe, intégrant l'intelligence artificielle, pour identifier et quantifier la présence de nano plastiques, permettant ainsi de mieux protéger la santé publique et l'environnement. La MRC démontrera ainsi son leadership et son engagement envers la durabilité et la sécurité de ses ressources hydriques.

Objectifs de la solution recherchée

Des recherches universitaires sont en cours sur le sujet et il serait opportun de pouvoir trouver des solutions de détection en temps continu et développer un traitement des nano plastiques en ce sens.

Contribution de la ville 

Permettre l’accès aux installations d’eaux usées, usines d’épuration et aux postes de distribution en eau potable.

Titre du défi proposé

Optimisation en Temps Réel des Feux de Signalisation pour une Circulation Fluide et Sécurisée

Présentation du contexte

Le territoire de la MRC Thérèse de Blainville connaît une augmentation significative du trafic automobile. Pour améliorer la fluidité de la circulation et réduire les embouteillages, tout en assurant la sécurité des piétons et des cyclistes, les villes de la MRC souhaitent mettre en place un système avancé de gestion des feux de signalisation en temps réel utilisant des technologies de l'Internet des Objets (IoT) et de l'Intelligence Artificielle (IA).

Le territoire est composé d'un réseau routier varié comprenant des artères principales, des routes secondaires et des quartiers résidentiels et est également traversée par plusieurs pistes cyclables et zones piétonnières fréquentées. Les heures de pointe, les événements spéciaux et les conditions météorologiques variées posent des défis constants pour la gestion efficace du trafic.

Le projet vise à déployer un outil intelligent capable de collecter et d'analyser les données de circulation en temps réel pour ajuster automatiquement les cycles des feux de signalisation. L'intégration de l'IA permettra au système de prédire les conditions de trafic à venir et d'optimiser en continu les réglages des feux pour maximiser la fluidité du trafic et minimiser les temps d'attente. Cette approche améliorera non seulement la circulation des véhicules, mais garantira également la sécurité des piétons et des cyclistes.

Enjeux et contraintes 

1.    Fluidité du trafic : Optimiser les feux de signalisation pour réduire les embouteillages et les temps d'attente des véhicules sur les principales artères et intersections clés.

2.    Sécurité : Garantir la sécurité des piétons et des cyclistes en leur donnant des temps de passage adéquats et sécurisés, notamment dans les zones résidentielles et proches des écoles.

3.    Données en temps réel : Capacité de collecter et d'analyser des données de circulation en temps réel provenant de diverses sources comme des capteurs, des caméras et des dispositifs IoT.

4.    Adaptabilité : L'outil doit s'adapter aux différentes conditions de circulation, y compris les heures de pointe, les accidents, les travaux routiers et les événements spéciaux.

5.    Intégration : Intégrer le système avec les infrastructures existantes des villes, y compris les feux de signalisation et les systèmes de gestion du trafic.

Objectifs de la solution recherchée

Fonctionnalités de la solution

•    Analyse en temps réel : Collecter des données de circulation en temps réel via des capteurs, caméras et autres dispositifs installés aux intersections clés et sur les artères principales.

•    Contrôle automatisé des feux : Ajuster automatiquement les cycles de feux de signalisation en fonction des données de circulation pour optimiser les flux de trafic.

•    Interface utilisateur : Fournir une interface intuitive pour les services d’urgence (police pompier) permettant de surveiller et de contrôler le système manuellement si nécessaire.

•    Alertes et notifications : Générer des alertes en cas d'anomalies, d'accidents ou de congestion inhabituelle pour une intervention rapide.

•    Prévisions de trafic : Utiliser des algorithmes de prévision pour anticiper les variations de trafic et ajuster les feux de signalisation de manière proactive.

Objectifs prioritaires

•    Développement et déploiement du prototype : Créer un prototype fonctionnel pour une zone pilote de la MRC.

•    Collecte et analyse des données : Développer et tester les systèmes de collecte et d'analyse des données de circulation en temps réel.

•    Intégration initiale : Intégrer le système avec les feux de signalisation existants dans la zone pilote pour évaluer son efficacité.

Objectifs importants

•    Amélioration continue : Améliorer les algorithmes de gestion des feux de signalisation en fonction des retours d'expérience et des données collectées.

Titre du défi proposé

Agent conversationnel (chat bot) avec reconnaissance vocale

Présentation de la ville et contexte du défi

Les villes de la MRC souhaitent améliorer l'accessibilité et l'efficacité des services municipaux en développant un agent conversationnel intelligent. Cet agent doit être capable de comprendre et de répondre aux diverses questions des citoyens, que ce soit en personne, par téléphone ou via des plateformes numériques.

Enjeux et contraintes

Fiabilité des informations : L'agent doit fournir des réponses précises et à jour pour éviter toute confusion ou désinformation.

Reconnaissance vocale : Intégrer une technologie de reconnaissance vocale performante pour permettre des interactions naturelles et fluides avec les citoyens.

Multilinguisme : L'agent doit être capable de comprendre et de répondre en plusieurs langues, adaptées à la diversité linguistique de la ville.

Sécurité et confidentialité : Assurer la protection des données personnelles des utilisateurs et se conformer aux régulations sur la confidentialité.

Accessibilité : Garantir que l'agent conversationnel soit accessible aux personnes avec des handicaps visuels ou auditifs.

Objectifs de la solution recherchée

Fonctionnalités de la solution

•    Interaction vocale et textuelle : Capacité de dialoguer via la reconnaissance vocale et texte.

•    Réponses automatiques : Fournir des réponses automatiques et précises aux questions fréquentes des citoyens.

•    Escalade vers un humain : Possibilité de rediriger l'utilisateur vers un opérateur humain en cas de besoin.

•    Apprentissage continu : Capacité d'apprendre et de s'améliorer continuellement grâce aux interactions avec les utilisateurs.

•    Multicanal : Intégration avec différents canaux de communication (téléphone, site web, applications mobiles).

Objectifs prioritaires

•    Développement et test d'un prototype fonctionnel de l'agent conversationnel.

•    Intégration de la technologie de reconnaissance vocale.

•    Sécurisation des données et conformité avec les régulations sur la confidentialité.

•    Implémentation des fonctionnalités de base et d'apprentissage automatique.

Titre du défi proposé

Analyse de données au cœur de la résilience aux changements climatiques 

Présentation de la ville et contexte du défi

Face aux défis posés par les changements climatiques et la nécessité d'améliorer la qualité de vie urbaine, les municipalités cherche à intégrer des technologies avancées pour une gestion environnementale et communautaire efficace. 

Les Villes doivent s'adapter aux réalités changeantes des changements climatiques, tout en gérant les ressources de manière durable. L'augmentation des événements climatiques extrêmes, la gestion de la qualité de l'air et de l'eau, ainsi que la nécessité de préserver la biodiversité urbaine, sont des défis majeurs. 

Enjeux et contraintes

•    Enjeux : Adaptation aux changements climatiques, surveillance environnementale, engagement citoyen, gestion des ressources. 

•    Contraintes : Respect de la confidentialité des citoyens, facilité d'intégration avec les infrastructures existantes, sécurité de la solution proposée. 

Objectifs de la solution recherchée

•    Fonctionnalités principales : Surveillance en temps réel de la qualité de l'air, de l'eau, du bruit, de la pollution lumineuse et des conditions météorologiques ; analyse des données par IA pour la prise de décision rapide. 

•    Objectifs prioritaires : Amélioration de la résilience climatique, optimisation de la gestion des ressources. 

•    Innovation : Approche novatrice intégrant les dernières technologies en IoT et IA. 

•    Impact : Mesurable sur la quantité et la diffusion des données relatives à la qualité de l'environnement local. 

•    Durabilité : Solution écoresponsable et économiquement viable à long terme. 

Contribution de la ville

Données disponibles : Accès aux données environnementales et urbaines historiques. 

Territoire : Accès aux différents sites urbains et naturels pour l'installation. 

Titre du défi proposé

Automatisation des opérations de déneigement des trottoirs et pistes cyclables

Présentation de la ville et contexte du défi

Les besoins de déplacement en mobilité active sont un enjeu majeur pour les années à venir. De plus en plus les gens sont non seulement incités à faire plus d’exercice, mais ils demandent de pouvoir utiliser les infrastructures de mobilité en toute saison. Ironiquement, l’entretien de ces infrastructures en période hivernale devient également un enjeu au sein des municipalités, en effet, les coûts de la machinerie pour effectuer ces opérations sont de plus en plus onéreux (plus de 250k$ chaque) et les enjeux de main-d’œuvre sont également de nature fort complexe. 

Enjeux et contraintes

Le ou les systèmes souhaités doivent pouvoir effectuer l’inspection des trottoirs, pistes cyclables et le déneigement sur les trottoirs et les pistes cyclables

Le ou les systèmes proposés devront être 100 % électriques. Ils devront pouvoir être opérés en conduite assistée pour faciliter leur exploitation. 

Objectifs de la solution recherchée

Les villes de la MRC souhaiteraient tester une technologie automatisée en période de déneigement durant le déroulement du projet pilote.

Titre du défi proposé

Gestion des entretiens sur les réseaux d’égouts

Présentation de la ville et contexte du défi

Suivant l’obligation d’établir un plan de gestion des actifs, certaines villes de la MRC devront mettre de l’avant un système de gestion des réseaux allant au-delà des exigences minimales rencontrées par l’élaboration du plan d’intervention de renouvellement des conduites.

Il serait possible d’améliorer l’état global des réseaux en étant plus en mode préventif qu’en mode réactif, en étendant les interventions au-delà des interventions admissibles à une subvention (les classes D).

Pour la mise à jour des plans d’intervention, certaines villes procèderont, dès 2024, à un contrat annuel d’inspection télévisées de conduites. Ces inspections permettent d’actualiser la liste des interventions à prioriser, ainsi que les travaux admissibles à des subventions. Cependant, les informations recueillies ne sont pas automatiquement partagées avec le service des Travaux Publics.

Les subventions étant disponibles seulement pour les défauts majeurs nécessitant un remplacement de conduite, le but n’est pas de s’attarder aux défauts nécessitant une intervention ponctuelle. Pourtant, en procédant à la correction de ces défauts, il serait possible d’améliorer l’état global de nos réseaux, ainsi que prévenir des dégradations majeures.

Enjeux et contraintes

La plateforme devra faire le pont entre la géomatique et la nouvelle plateforme CTSpec (logiciel de gestion des inspections télévisées).

Objectifs de la solution recherchée

Il serait intéressant de créer une plateforme permettant de visualiser les interventions mineures à effectuer, et d’effectuer un suivi des interventions réalisées. Ainsi, le service du génie pourrait faire la mise à jour du plan d’intervention en modifiant la cote PACP classes A, B et C).

Inspections télévisées annuelles → transfert des données - plate-forme → interventions mineures et ponctuelles accessibles aux TP → Travaux correctifs par les TP → Inscription en direct des correctifs effectués - plate-forme → Mise à jour du plan d’intervention par le Génie.

Contribution de la ville

Accès à CTSpec, données du plan d’interventions, collaboration avec les services du Génie et TP pour les procédures actuelles et souhaitées.

Autres informations pertinentes

La solution pourrait être étendue au nettoyage des conduites.

Titre du défi proposé

Automatisation des processus administratifs – Volet gestion de la facturation

Présentation du contexte

Ce projet s’inscrit dans un contexte plus large d’automatisation des processus administratifs. Il vise à augmenter l’efficacité, diminuer les tâches routinières et répétitives et diminuer le risque d’erreur.

Automatiser le processus : de l’autorisation de l’achat, en passant par le paiement pour finalement aboutir au classement. Plus précisément :

•    Vérification automatisée de la conformité administrative (RENA, OQLF, RBQ) lors de l’émission du bon de commande ;

•    Réception de la marchandise ou du service dans le bon de commande ;

•    Reconnaissance automatique du fournisseur et des informations sur la facture (date, numéro, montant, etc.) ;

•    Validation de l’état de compte et reconnaissance des doublons dès la réception de la facture ;

•    Association du bon de commande à la facture dès sa réception en format numérique ;

•    Jumelage automatique des pièces justificatives ;

•    Distribution automatique au service/responsable concerné, en vue de procéder à l’approbation de la facture ;

•    Dès l’approbation, déposer la facture et ses pièces justificatives en vue d’un traitement automatisé dans le module informatique des achats ;

•    Saisie automatisée de la facture dans le module des achats de la famille de progiciels de PG Solutions et génération du lot de paiement à approuver ;

•    Suite au paiement de la facture, classer l’ensemble des pièces directement dans la gestion documentaire de l’environnement Sharepoint de Microsoft et Ultima;

•    Génération de listes à déposer au conseil municipal avec liens avec les différentes pièces justificatives pour consultation.

Enjeux et contraintes

Simplifier et automatiser

•    Le processus d’approbation des factures par les différents responsables, automatiser la saisie de la facture et réduire de façon importante le temps de liaison manuelle des différentes pièces reliées aux achats ;

•    La gestion documentaire et le respect du calendrier de conservation.

Contrainte

Le système doit être en mesure de faire le pont entre l’environnement Sharepoint en ligne de Microsoft 365 et Ultima, et les logiciels de la famille de PG Solutions.

Objectifs de la solution recherchée

Fonctionnalités

Interaction fluide et intuitive avec les utilisateurs. Doit permettre facilement le jumelage de documents pdf et en faire la conversion au besoin. Émission d’alerte lorsqu’une action est requise dans le processus de la part d’un intervenant. Bref, nous visons rendre le processus entièrement automatisé.

Objectif prioritaire

Alléger la tâche des intervenants. 

Contribution de la ville

•    Équipe TI pour l’assistance technique ;

•    Équipe des finances pour le côté processus et facturation ;

•    Équipe du greffe pour la gestion documentaire dans Sharepoint en ligne et Ultima.